Cómo buscar patrocinadores para tu evento: pasos y consejos prácticos

Conseguir patrocinadores para un evento es encontrar empresas que quieran asociar su marca a tu proyecto y ofrecerles, a cambio de su aportación, un retorno que puedan justificar ante su dirección. Por eso, saber cómo buscar patrocinadores pasa por elegir bien a qué empresas te diriges y qué les propones, más que por enviar el mismo dossier a todas las que se te ocurran.

En Mas de Sant Lleí asesoramos a empresas, agencias, asociaciones y fundaciones en la organización de sus eventos, y sabemos que el patrocinio condiciona decisiones como el presupuesto, el formato o el espacio. En esta guía te explicamos cómo encontrar patrocinadores, cómo presentarles tu propuesta y cómo cuidar la relación para que quieran repetir.

El patrocinio de un evento es un acuerdo por el que una empresa aporta recursos a cambio de visibilidad, contacto con el público asistente u otras contraprestaciones pactadas.

Esa aportación puede llegar de distintas formas:

• Aportación económica directa.

• Patrocinio en especie: producto, bebida, tecnología, regalos para los asistentes o servicios.

• Patrocinio mediático, cuando un medio o una plataforma difunde el evento.

• Patrocinio de un momento concreto: el cóctel, una ponencia, el photocall o la zona de networking.

• Colaboración institucional de asociaciones o administraciones.

Combinar varias modalidades amplía el número de empresas que pueden participar, porque no todas pueden o quieren hacer una aportación económica.

Antes de pedir nada, conviene ponerse en el lugar de quien va a recibir tu propuesta. Una empresa patrocina cuando el evento le ayuda a conseguir algo que le cuesta obtener por otros canales.

Un congreso sectorial o una jornada profesional reúne en un mismo lugar a un perfil de asistente que a una marca le costaría mucho alcanzar con publicidad. Cuanto mejor puedas describir a tus asistentes (sector, cargo, número, procedencia), más fácil será que la empresa vea el valor de estar allí.

Patrocinar una entrega de premios, una causa solidaria o un encuentro sobre innovación permite a la empresa aparecer en un contexto que refuerza cómo quiere que la vean sus clientes y sus empleados.

Para muchas marcas B2B, el retorno se mide en conversaciones. Un stand, una demostración de producto o una sesión de networking pueden traducirse en reuniones comerciales durante las semanas siguientes.

Fotografías, vídeos, entrevistas o la retransmisión de una ponencia dan al patrocinador material para sus propios canales mucho después de que termine el evento.

En eventos solidarios o con un componente sostenible, el patrocinio permite trasladar la política de responsabilidad social de la empresa a una acción visible y medible.

El Bosque de las Encinas funciona como lugar de encuentro para el networking entre profesionales, y nuestros equipos audiovisuales con streaming permiten que la presencia del patrocinador llegue también a quien sigue el evento a distancia.

¿Qué tipo de evento es, a quién va dirigido y qué resultado esperas? Antes de contactar con ninguna empresa necesitas tener claro el formato, la fecha aproximada, el número de asistentes previsto y el perfil de público.

Un patrocinador decide a partir de datos: cuántas personas asistirán, quiénes son y en qué momento podrá estar delante de ellas. Cuanto más concreta sea esta información, más sencillo será que te tome en serio.

Saber cuánto cuesta el evento te permite saber cuánto necesitas y qué parte puede cubrir el patrocinio. Separa las partidas de producción (espacio, gastronomía, audiovisuales, personal, comunicación) de los ingresos previstos (entradas, patrocinios, aportaciones propias).

Con esas cifras podrás fijar el importe de cada nivel de patrocinio con criterio y decidir qué partes del evento puedes ofrecer a una marca, como el cóctel de bienvenida, la zona de networking o la retransmisión de las ponencias.

Recuerda: Un evento que solo es viable si se consigue un patrocinio concreto es un evento en riesgo. Conviene saber desde el principio qué versión del evento podrías celebrar con tus propios recursos.

El formato del evento determina qué puedes ofrecer. Un congreso con montaje en teatro da visibilidad en el escenario y en las pantallas; un cóctel favorece las conversaciones; una presentación en un espacio más recogido permite enseñar un producto con calma.

El espacio también forma parte de lo que ofreces. Al valorar dónde celebrar el evento, piensa en lo que necesitará la marca que lo patrocine:

• Zonas para stands, photocall o exposición de producto.

• Espacios exteriores para activaciones o demostraciones.

• Equipos audiovisuales para proyectar logos y vídeos o retransmitir ponencias.

• Distintos ambientes para separar ponencias, networking y gastronomía.

• Aparcamiento y facilidad de acceso para invitados y proveedores.

• Personal de apoyo para la acreditación y la atención a los invitados.

En Mas de Sant Lleí, por ejemplo, la Terraza de Sant Esteve permite exponer vehículos al aire libre, algo muy útil si buscas el patrocinio de una marca de automoción, y El Patio ofrece un ambiente acogedor para presentaciones de producto personalizadas.

No todas las empresas son buenas candidatas. Busca marcas cuyo público coincida con el de tus asistentes y cuyos valores encajen con el propósito del evento. Para hacer tu lista, pregúntate:

• ¿Qué empresas venden a las personas que asistirán?

• ¿Qué marcas están lanzando productos o entrando en tu sector?

• ¿Cuáles tienen programas de responsabilidad social relacionados con tu causa?

• ¿Qué proveedores habituales de tu organización podrían ganar visibilidad?

• ¿Hay alguna empresa cuya presencia pueda chocar con los valores del evento?

Una lista corta de empresas bien elegidas suele dar mejores resultados que una larga lista de contactos genéricos.

Una empresa que ya ha patrocinado congresos, ferias o galas de tu sector tiene presupuesto para ello y sabe cómo funciona un acuerdo de este tipo. Revisa los programas y las webs de eventos similares, las memorias de asociaciones sectoriales y las publicaciones en LinkedIn de las marcas que te interesan.

Tu propia red también cuenta. Clientes, proveedores, socios de tu asociación o ponentes que participarán en el evento pueden ponerte en contacto con la persona adecuada dentro de cada empresa.

El dossier es el documento que presenta el evento a los posibles patrocinadores. Debería incluir:

• Qué es el evento, su objetivo y, si existe, su trayectoria en ediciones anteriores.

• Perfil y número previsto de asistentes.

• Fecha, lugar y programa provisional.

• Niveles de patrocinio con sus contraprestaciones.

• Plan de comunicación antes, durante y después del evento.

Los niveles (patrocinador principal, colaborador, patrocinio de un momento concreto…) permiten que empresas con presupuestos distintos encuentren su sitio. Cada nivel debe explicar con claridad qué recibe la marca: presencia del logo, espacio para un stand, una intervención en el programa, invitaciones, menciones en redes o acceso a los contenidos generados.

¿Por qué debería interesar este evento a esta empresa en concreto? Esa es la pregunta que tu propuesta tiene que responder. Antes de enviarla, revisa sus últimos lanzamientos, sus campañas y sus prioridades, y adapta el mensaje: a una marca que presenta un producto le interesará la demostración; a otra que busca talento, el contacto con los profesionales asistentes.

Consejo: Propón una contraprestación pensada para esa marca, aunque no aparezca en tu dossier. Una activación propia dentro del evento suele convencer más que un logo en una lona.

Dirígete a una persona con nombre y cargo, normalmente del área de marketing, comunicación o responsabilidad social. Un primer correo breve, con el dossier adjunto y una propuesta de reunión, funciona mejor que una presentación extensa.

Si no hay respuesta, haz un seguimiento al cabo de unos días y ofrece una visita al lugar del evento. Ver el espacio ayuda al patrocinador a imaginar dónde estará su marca y qué podrá hacer allí.

En Mas de Sant Lleí te asesoramos para que el formato y los espacios refuercen tu propuesta desde la primera reunión.

Muchas propuestas no llegan a ninguna parte por motivos que se pueden evitar:

• Enviar el mismo dossier a todas las empresas sin adaptar el mensaje.

• Pedir una cantidad sin explicar qué recibirá la marca a cambio.

• No aportar datos sobre los asistentes.

• Contactar demasiado tarde, cuando la empresa ya ha comprometido su presupuesto.

• Ofrecer sólo la presencia del logo, sin experiencias ni contacto con el público.

• Prometer contraprestaciones que el espacio o la producción no permiten cumplir.

• No definir cómo se medirán los resultados.

Este último suele pasar desapercibido hasta que el patrocinador pregunta qué ha conseguido con su aportación.

Una vez la empresa acepta, conviene dejar por escrito lo pactado. Un acuerdo de patrocinio suele recoger:

• Las contraprestaciones de cada parte y sus plazos.

• El importe o la aportación en especie y el calendario de pagos o entregas.

• La exclusividad por sector, si la hay, y su alcance.

• El uso de logos, marcas e imágenes en la comunicación del evento.

• Los derechos sobre fotografías, vídeos y contenidos generados.

• Qué ocurre si el evento se aplaza o se cancela.

• Los datos que se compartirán después del evento para medir resultados.

La exclusividad merece una atención especial. Si tu patrocinador principal es una entidad bancaria, tendrás que decidir si aceptas a otra del mismo sector en un nivel inferior. 

Aclararlo antes de firmar evita conflictos entre marcas que compiten entre sí y te permite ofrecer la exclusividad como un valor añadido de los niveles más altos.

Para los aspectos legales y fiscales del acuerdo, lo recomendable es contar con el asesoramiento de un profesional.

Un patrocinador satisfecho es la forma más sencilla de asegurar la siguiente edición. Por eso la relación debe trabajarse en tres fases.

Antes del evento

Comparte con el patrocinador el plan de comunicación, valida con su equipo los materiales en los que aparece su marca y acordad cómo será su presencia ese día: ubicación del stand, horario de su intervención, necesidades técnicas y número de invitados.

Durante el evento

Designa a una persona de tu equipo como interlocutora del patrocinador, comprueba que cada contraprestación se cumple y facilita los momentos en los que la marca puede relacionarse con los asistentes. Fotografía su presencia: te servirá para el informe posterior.

Después del evento

Envía un agradecimiento y un informe con los resultados acordados: asistencia, impactos en redes, contactos generados, fotografías y vídeos. Es también el momento de proponer la siguiente colaboración, cuando el recuerdo del evento todavía está reciente.

A veces la fecha se acerca y los acuerdos no llegan. Antes de cancelar, valora estas alternativas:

• Ajustar el formato a un número menor de asistentes o a una jornada más corta.

• Ofrecer patrocinios en especie a proveedores que puedan cubrir partidas concretas.

• Buscar coorganizadores, como asociaciones o empresas con objetivos afines.

• Abrir la venta de entradas o crear modalidades de aportación para los asistentes.

• Reservar algunos espacios de patrocinio para una segunda fase de captación.

Si al calcular el presupuesto definiste una versión del evento que puedes sostener con tus propios recursos, tomar esta decisión será mucho más sencillo.

Buscar patrocinadores obliga a concretar el evento: a quién reúne, qué ofrece y dónde se celebra. Cuanto mejor resueltas estén estas decisiones, más fácil será que una empresa quiera formar parte de él.

En Mas de Sant Lleí te acompañamos en esa organización. El Salón Sant Esteve permite un montaje en teatro para reuniones de hasta 280 personas y el Salón Santa Justa, un montaje en escuela para hasta 150. Los salones Santa Justa y Sant Esteve permiten banquetes de hasta 550 personas, y en el bosque de encinas, el porche y las terrazas ofrecemos cócteles y aperitivos para hasta 1.300 invitados. El recinto dispone, además, de un aparcamiento privado con 450 plazas.

Nuestro equipo pone a tu disposición servicios que también suman valor para tus patrocinadores: equipos audiovisuales con streaming, iluminación personalizada, mobiliario para networking y chill out, diseño e impresión, carpas a medida, servicio de azafatas y traducción profesional. Y si alguna marca busca asociarse a un evento sostenible, en la finca generamos energía con paneles solares, regamos los jardines con agua de lluvia y mantenemos un circuito cerrado de agua en las fuentes.

Cuéntanos qué evento estás preparando, cuántas personas esperas reunir y qué tipo de patrocinadores quieres atraer. Te ayudaremos a definir el formato y los espacios para que tu propuesta llegue a cada empresa con todo lo que necesita para decidirse.